Archieven
Analoog archief: Opgebouwd uit tastbare producten zoals documenten, rapporten, contracten, facturen, handleidingen, tekeningen en of kopieën daarvan.
De archivering in de papieren omgeving gaat uit van de opeenvolging van het aantal handelingen:
- De creatie, verwerving, identificatie en registratie van de documenten.
- De distributie, gebruiksstadium en de bewerking van de documenten.
- Opslag in het archiefsysteem en het onderhoud (inclusief ordening en raadpleging)
- De waardering en de selectieve vernietiging.
- Het archivistisch onderhoud en de overdracht naar het statische archief.
Analoog archiveringsproces in drie fases.
- Dynamische fase: Documenten worden nog actief gebruikt in werkprocessen en moeten flexibel beschikbaar zijn.
- Semi-statische fase: Documenten worden nog maar incidenteel geraadpleegd
- Statische fase: Documenten worden zelden/ nooit meer gebruikt en kunnen definitief worden gearchiveerd of vernietigd. Werkproces en archief zijn volledig gescheiden.
Soorten archieven:
- Dynamisch archief: Verzameling van dossiers over lopende zaken.
- Semi-statisch archief: Afgesloten dossiers die nog af en toe geraadpleegd moeten kunnen worden
- Statisch archief: Bewaarplaats voor documenten die een blijvende bewaarplaats hebben.
Zaakdossier: Bundeling van alle gegevens en documenten die relevant zijn voor een zaak.
Digitaal archief: Archief met digitale gegevensbestanden.
Digitaal archiveren: Het hele proces van archiveren op digitale wijze uitvoeren.
Voordelen digitaal archiveren:
- Diverse vormen van de gegevens zijn beschikbaar voor uiteenlopende toepassingen.
- Snel beschikbaar hebben van actuele gegevensbestanden.
- Grote mate van beschikbaarheid voor diverse gebruikers/afdelingen/bedrijfsonderdelen.
- De onafhankelijkheid van een fysieke opslaglocatie.
- De toepasbaarheid voor klantgericht werken. Zoals het snel kunnen beantwoorden van vragen.
- Grote mate van uitwisselbaarheid van gegevens.
Nadelen digitaal archief:
- Gevoeligheid voor manipulatie
- Mogelijke overvloed aan versies
- Integriteit moet gecontroleerd.
Voorwaarden digitaal archief:
- Medewerkers moeten bestanden kunnen opslaan in de daartoe bestemde folder en van een correcte naam of trefwoord voorzien.
- Medewerkers moeten in het digitaal archief kunnen zoeken op trefwoorden, rubrieken, dossiers, auteurs, jaartallen en types.
- Bestanden moeten zijn geautoriseerd.
Verschillen digitale documenten ten opzien van papieren documenten:
- Andere opslagwijze.
- Gegevensdrager en archiefdocument geen onafscheidbare eenheid. Wijzigingen niet visueel zichtbaar.
- Hardware en software nodig om de data in te kunnen zien
- Diverse verschijningsvormen
- 1 object kan diverse bitrepresentaties hebben. Zoals een Word bestand dat als rtf, xml of pdf opgeslagen kan worden.
- Een vaste relatie tussen digitale objecten en computerbestanden ontbreekt. Kan een-op-een, een-op-veel of veel-op-een zijn.
Archief kwaliteitseisen:
Betrouwbaarheid Juistheid
Volledigheid
Geoorloofdheid
Tijdigheid
Continuïteit Bedrijfszekerheid
Veerkracht
Herstelbaarheid
Degradatiemogelijkheden
Uitwijkmogelijkheden
Efficiency Snelheid
Gebruiksvriendelijkheid
Zuinigheid
Aansluiting op handmatige procedures
Effectiviteit Dekkingsgraad bedrijfsfuncties
Beschikbaarheid
Bruikbaarheid
Ondersteuning besluitvorming
Ondersteuning eindgebruiker
Flexibiliteit
Onderhoudbaarheid Correctief onderhoud
Adaptief onderhoud
Perfectie-onderhoud
Onderhoud aan functionaliteit
Testbaarheid
Portabilitiet
Connectiviteit Externe connectiviteit
Interne connectiviteit
Herbruikbaarheid
Geschiktheid van de infrastructuur
Normen kwaliteit gegevensbeheer:
- NEN 2.082: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur.
- NEN 7.510:2011 Medische informatica -informatiebeveiliging in de zorg.
- NEN-ISO 15.489-1:2001: Informatie- en archiefmanagement.
- NEN-ISO 15.489-2:2001: Informatie en documentatie – Archiefbeheer – deel 2: Richtlijnen.
- NEN-ISO/IEC 17.799:2005: Code voor informatiebeveiliging.
- NEN-ISO/IEC 27.002:2013 : Informatietechnologie – Beveiligingtechnieken.
- CobiT-Framework
- ITIL-framework
NEN-ISO 27.002: Praktijkrichtlijnen met beheersmaatregelen op het gebied van informatiebeveiliging.
- Bedrijfsmiddelen moeten geïdentificeerd zijn.
- Bedrijfsmiddelen moeten over een eigenaar beschikken
- Er moeten regels opgesteld zijn zodat op een verantwoorde manier met de bedrijfsmiddelen omgegaan kan worden.
- Informatie moet geclassificeerd zijn in termen van waarde, wettelijke bepalingen, gevoeligheid en belangrijkheid.
- Er moeten procedures worden opgesteld met betrekking tot het labelen en verwerken van informatie.
NEN-ISO 15.489-1:2001. Informatie en archiefmanagement
- Authenticiteit
- Betrouwbaarheid
- Integriteit
- Bruikbaarheid
- Verificatie
- Herbruikbaarheid
Werk- en schaduwarchieven: Documentenverzameling die niet in het echt archief staat maar door een medewerker verzameld zijn en vanuit daar gebruikt worden.