Digitaal archief: Bevat alle relevante originele documenten (onveranderlijke gegevens) die over een lange periode beschikbaar moeten worden gesteld en regelmatig moeten kunnen worden benaderd.
Informatiehuishouding: Het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de gegevensstromen en de gegevensopslag of archivering ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen en ter waarborging van democratische en juridische waarden zoals transparantie, verantwoording, de belangen van recht- en bewijszoekende en cultuurbehoud. De informatiehuishouding moet zo worden ingericht dat de (digitale) gegevens ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek blijft. Dus vanaf het moment van creatie tot zo lang als nodig is.
Gegevens die bewaard moeten blijven zijn:
- Door de organisatie gegenereerd door verrichte bedrijfsfuncties, bedrijfsactiviteiten, bedrijfstransacties en of bedrijfshandelingen.
- Onontbeerlijk voor de beheersing van bedrijfsprocessen.
- Nodig om te voldoen aan wet- en regelgeving.
Voor een informatiemodel en informatiebeheersplan moet per gegeven worden bepaald aan welke wet en regelgeving deze onderhavig is. In een Traceability Matrix kan per attribuut de minimale of maximale bewaartermijn en de bijkomende wet- en regelgeving weergegeven worden.
Fiscale bewaarplicht: Van financiële administratie moet het volgende 7 jaar bewaard blijven: Het Grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de inkoop- & verkoopadministratie, de loonadministratie.
Wet- en regelgeving:
- Archiefwet 2009
- Wet openbaarheid bestuur (WOB)
- Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
- Wet politiegegevens
- Besluit informatievoorziening in de Rijsdienst 1990 (besluit IVR)
- Besluit voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst 1994 (BVI)
- Besluit voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst 1994- bijzondere informatie (VIR-BI)
- Besluit Archiefopdrachten Rijks Administratie (BARA)
- Algemene Wet Bestuursrecht (AWB)
- Wet elektronisch bestuurlijk verkeer.
- Wet elektronische handtekeningen
- Openbaarheid van documenten van de Europese Unie.