Rapport: Verslaglegging van een activiteit, gebeurtenis of toestand.
Aspecten rapportages:
- Kaders van verslaglegging kunnen zowel door opsteller als opdrachtgever worden bepaald.
- Rapporten kunnen een vaste of een vrij structuur hebben.
- Rapporten hebben een opdrachtgever en een doelgroep.
- Per type rapport kan een andere structuur gebruikt worden.
- Altijd eisen aan kwaliteit en taalgebruik
Formalisatie: Het vastleggen van procedures voor standaardisatie.
Standaardisatie: Het vastleggen van werkzaamheden, uitkomsten, capaciteiten en gedragsregels.
Opdrachtacceptatie: Door het ondertekenen van het opdrachtformulier wordt aangegeven dat beide partijen akkoord zijn met de vastgelegde afspraken.
Werkprocedure: Schriftelijke weergave van de gestandaardiseerde wijze waarop moet worden gewerkt.
Nadelen werkprocedures:
- Toename bureaucratie
- Beperking flexibiliteit
- Beperking mogelijkheden tot continu verbeteren.
Stroomschema: Een weergave van de feitelijke volgorde waarin processen plaatsvinden, waarin gebruik gemaakt wordt van standaardsymbolen.
Werkprocedure opzetten
- Naam
- Doel
- Functienaam
- Benodigde materialen, apparatuur en hulpmiddelen.
- Uitleg en toelichting van de werkprocedures.
- Eigen controle
- Ondertekening en datering
Doelgroep
Lezer van rapporten en verslagen vormen in de meeste gevallen een heterogene groep met verschillende achtergronden en functies.
De doelgroep is een specifieke groep mensen die een organisatie of instelling wil bereiken met een bepaald aanbod.
Om de lezersgroep in beeld te brengen kunnen de volgende vragen gesteld.
- Welke voorkennis hebben de lezers?
- Welke belangen hebben de lezers?
- Waarvoor wordt het rapport gebruikt?
Publicatievormen
- Opstel
- Krantenartikel
- Literatuurscriptie
- Referaat
- Stageverslag
- Veldwerkverslag, practicumverslag, excursieverslag
- Rapport
- Dissertatie
- Boek
- Wetenschappelijk artikel
Interne rapportage/ verslaggeving
Interne rapportage verschijnt met enige regelmaat, daarom is bij interne rapportage vaak gekozen voor voor gestructureerde rapporten. Hierin schuilt wel het gevaar dat er gegevens ontbreken en er vakjargon kan ontwikkelen.
Rapportdoelstelling
Publicatiedoelen
- Adviserend: Wat moet er worden verbeterd.
- Beschrijvend: Wat is waargenomen?
- Evaluerend: Wat is mijn oordeel?
Eisen
- Doelgericht : Voldoen aan inhouds- en vormeisen.
- Leerzaam: De lezer moet er beter van worden.
- Functionaliteit: Gegevens zijn logische en consistent
- Verzorgd: Taalgebruik en structuur.
Bronnen:
Rapporten zijn opgebouwd uit de verwerving, analyse, bewerking en verwerking van gegevens. Deze gegevens kunnen uit primaire of secundaire bronnen komen.
Probleemstelling: De centrale vraag waarop het rapport antwoord geeft.
Invalshoek: Het gezichtspunt waaruit het onderwerp bekeken wordt.
Probleemstelling formuleren:
Ik onderzoek { onderwerp }, omdat ik wil weten { vraag } teneinde { doel} .
Ordeningstechnieken:
- Mindmap
- Topicschema
- Tekstplan
Mindmap: In een mindmap wordt het onderwerp centraal geplaatst en worden clusters van kernbegrippen middels gekleurde vertakkingen met het centrale thema verbonden. Door de clustering ontstaat al een primaire ordening in de onderwerpen die gebruikt kan worden voor bijvoorbeeld hoofdstukken en paragrafen. Bij de creatieve methode mag je ook symbolen en tekens gebruiken.
Topicschema: Volgt hetzelfde techniek als de mindmap, alleen wordt gebruik gemaakt van vierkante schema’s, rechte lijnen, geen kleuren en een soort hiërarchie. Het lijkt een beetje op een organogram van hoofdonderwerpen en sub thema’s.
Tekstplan: Geeft de basisstructuur van een tekst in wording weer. In de meeste situaties een lijst met belangrijke gegevens, ingedeeld in categorieën. Geeft de structuur van de tekst weer.
Werkplan: Schematisch plan voor het uitvoeren van werkzaamheden.
Rich picture: Visualisatiemethode om complexe zaken met behulp van technieken en hulpmiddelen zo eenvoudig mogelijk visueel weer te geven. Denk hierbij aan foto’s, symbolen, vormen, tekeningen en teksten.