Documenteren verwijst naar het geheel van activiteiten rondom de verslaglegging, dossiervorming en het bijhouden van alle documenten die verband houden met de uitvoering van bedrijfsprocessen. Dit proces is essentieel voor het organiseren, communiceren, en waarborgen van de kwaliteit binnen een organisatie.
Organisatie van Documentatie
1. Organisatie:
o Organigram: Een visuele weergave van de organisatiestructuur die de hiërarchie en de relaties tussen afdelingen en functies laat zien.
o Kwaliteitssysteem: Bijvoorbeeld ISO-9001, dat richtlijnen biedt voor het handhaven en verbeteren van kwaliteit binnen een organisatie.
o Primair Proces: Gedocumenteerd door middel van processchema’s die de werkstromen en de onderlinge samenhang van verschillende processen weergeven.
o Werkzaamheden: Gedocumenteerd met gedetailleerde werkinstructies die specifieke taken en handelingen beschrijven.
Informatievoorziening en Verschijningsvormen van Documentatie
Documentatie kan verschillende verschijningsvormen aannemen, afhankelijk van het doel en de context:
1. Instrument voor Communicatie:
o Intern of Extern: Documentatie kan dienen als communicatiemiddel binnen de organisatie of naar externe belanghebbenden, bijvoorbeeld voor verslaggeving of verantwoording.
2. Onderdeel van Managementinformatiesysteem:
o Managementinformatie: Documentatie maakt deel uit van systemen die informatie bieden voor besluitvorming op managementniveau.
3. Hulpmiddel voor Taken of Handelingen:
o Operationeel: Documentatie kan worden gebruikt als naslagwerk of handleiding bij het uitvoeren van specifieke taken of handelingen.
4. Verantwoording:
o Accountability: Documentatie dient als bewijsvoering voor uitgevoerde activiteiten en beslissingen, zowel intern als extern.
Archiveren
Archiveren houdt in dat gegevens worden vastgelegd voor toekomstig gebruik. Het is een belangrijk onderdeel van het documentatieproces, dat ervoor zorgt dat informatie beschikbaar blijft voor referentie, verantwoording, of juridische doeleinden.
Kwaliteitseisen voor Documentatiesystemen
Opzet en Gebruik van Documentatiesystemen
Voor een effectief documentatiesysteem moeten de volgende kwaliteitseisen worden nageleefd:
1. Toegankelijkheid: Documenten moeten gemakkelijk toegankelijk zijn voor bevoegde personen.
2. Lokaliseerbaarheid: Informatie moet snel en eenvoudig kunnen worden teruggevonden.
3. Consequentheid: Er moet consistentie zijn in de wijze waarop documenten worden opgesteld en beheerd.
4. Onderhoudbaarheid: Documentatiesystemen moeten eenvoudig te onderhouden en up-to-date te houden zijn.
Inhoudelijke Kwaliteitseisen
Voor de inhoud van het documentatiesysteem gelden de volgende eisen:
1. Actualiteit: De informatie moet up-to-date zijn.
2. Controleerbaarheid: Informatie moet te verifiëren zijn met brondata of door middel van controles.
3. Juistheid: De inhoud moet correct zijn en geen fouten bevatten.
4. Nauwkeurigheid: Informatie moet nauwkeurig en gedetailleerd zijn, zonder dubbelzinnigheden.
5. Volledigheid: De documentatie moet volledig zijn en alle relevante aspecten van de onderwerpen dekken.
Bestuurlijke Informatievoorziening (BIV)
Bestuurlijke Informatievoorziening (BIV) omvat alle activiteiten die gericht zijn op het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens. Deze gegevens worden vervolgens gebruikt om stuurinformatie te verstrekken die organisaties helpt om goed te functioneren en om verantwoording af te leggen.
De BIV is opgebouwd uit de volgende componenten:
1. Gegevensverzameling: Het systematisch verzamelen van relevante data.
2. Applicaties: Softwaretoepassingen die gegevens verwerken en informatie leveren.
3. Hardware: De fysieke infrastructuur die nodig is om de applicaties en gegevensverzameling te ondersteunen.
4. Mensen: De gebruikers en beheerders die met het systeem werken en zorgen voor de verwerking en interpretatie van de gegevens.