Gestructureerde Gegevens
• Kenmerken:
o Koppelbaar: Gestructureerde gegevens kunnen eenvoudig worden gekoppeld aan andere gegevens door middel van relaties.
o Automatische Analyse Mogelijk: Dankzij de structuur kunnen geautomatiseerde analyses en rapportages eenvoudig worden uitgevoerd.
o Opslag in Databases: Deze gegevens worden vaak opgeslagen in relationele databases, waar ze efficiënt kunnen worden beheerd en geraadpleegd.
o Standaardisatie: Door de gestructureerde aard kunnen gegevens worden gestandaardiseerd, wat bijdraagt aan consistentie en betrouwbaarheid.
• Toepassingen:
o Enterprise Resource Planning (ERP): Een informatiesysteem voor het integreren en beheren van bedrijfsprocessen zoals verkoop, voorraadbeheer, capaciteitsplanning, distributieplanning, inkoop, financiële administratie, facturen, en contractbeheer.
• Beheer van Gestructureerde Gegevens:
o Door het omzetten van definities en relaties in informatie kunnen gestructureerde gegevens worden beheerd en geoptimaliseerd voor bedrijfsdoeleinden.
Ongestructureerde Gegevens
• Kenmerken:
o Niet-koppelbaar: Ongestructureerde gegevens zijn moeilijker te koppelen aan andere gegevensbronnen.
o Automatische Analyse Lastig: Vanwege het gebrek aan structuur is geautomatiseerde analyse complexer en minder betrouwbaar.
o Documentmanagement: Beheer en opslag van documenten, vaak met behulp van systemen zoals ECM, DMS, en RMA.
o Niet te Standaardiseren: Ongestructureerde gegevens zijn vaak uniek en variabel, waardoor standaardisatie moeilijk is.
• Toepassingen:
o Enterprise Content Management (ECM): Beheert, waarborgt en deelt ongestructureerde gegevens zoals documenten, webcontent, en workflows.
o Document Management System (DMS): Creëert, registreert en beheert documenten, biedt een gecentraliseerde locatie voor het scannen, bewerken, verspreiden en vernietigen van bestanden, met nadruk op ondersteuning van werkprocessen.
o Record Management Applicatie (RMA): Ondersteunt het beheer van bestanden, met gestructureerde en onwijzigbare opslag. Toegang is beschermd door autorisaties, en alle transities worden gelogd.
• RMA Proces:
o Archivering: Binnenkomende gegevens worden van metadata voorzien en als archiefbestanden onwijzigbaar opgeslagen. Ze zijn raadpleegbaar voor geautoriseerde personen, waarbij metadata kan worden herzien, maar de gegevens zelf blijven onveranderd tot verwijdering.
Gegevensintegratie en Beheer
• Enterprise Application Integration (EAI):
o Functie: Wordt gebruikt voor bedrijfsbrede integratie van informatiesystemen, waarbij applicaties door een tussenlaag worden verbonden in plaats van direct aan elkaar te worden gekoppeld. Dit maakt gegevensuitwisseling tussen applicaties mogelijk.
• Databasemanagementsysteem (DBMS):
o Definitie: Een applicatie om de database te beheren, waarbij de focus ligt op het definiëren van entiteiten, attributen, en relaties, evenals het bieden van de noodzakelijke functionaliteit.
• Entities, Attributes, and Relationships:
o Entiteit: Elementen waarvan gegevens moeten worden vastgelegd (bijv. een klant).
o Attribuut: Een belangrijke eigenschap van een entiteit (bijv. de naam van de klant).
o Relatie: De verbanden tussen entiteiten, zoals een-op-een, een-op-veel, of veel-op-veel relaties.
Databaseontwerp en Relationele Databases
• Entity-Relationship Diagram (ERD):
o Definitie: Een diagram dat entiteiten, attributen en hun onderlinge relaties en informatieregels modelleert.
• Databaseontwerp:
o Tabel: Bevat rijen (records) en kolommen (velden), waarbij elke cel een attribuut van een entiteit bevat.
o Richtlijnen:
Bepaal het doel van de gegevens.
Orden relevante gegevens in tabellen.
Splits gegevens in aparte tabellen.
Kies een primaire sleutel.
Geef relaties aan en pas normalisatie toe.
• Relationele Database:
o Definitie: Een verzameling tabellen met gerelateerde gegevens.
o Primaire Sleutel: Een unieke identificator voor een record in een tabel, die uit meerdere deelsleutels kan bestaan. De primaire sleutel mag geen dubbele waarden hebben, moet altijd een waarde bevatten, en mag niet veranderen.
Conclusie
Gestructureerde en ongestructureerde gegevens vereisen verschillende benaderingen voor beheer en toepassing. Gestructureerde gegevens worden vaak beheerd met behulp van relationele databases en ERP-systemen, terwijl ongestructureerde gegevens beter geschikt zijn voor ECM- en DMS-oplossingen. Beide soorten gegevens zijn cruciaal voor een effectieve bedrijfsvoering, en het juiste gebruik van metadatastandaarden en gegevensbeheerprocessen kan de efficiëntie en betrouwbaarheid van informatie aanzienlijk verbeteren.